1. À qui s’applique la présente Politique de confidentialité?
Pour vous servir, ClearEstate doit recueillir certains renseignements personnels. Nous sommes conscients que nous recevons des renseignements personnels de nature délicate et nous les protégeons en tenant compte de ce niveau élevé de sensibilité. En acceptant d’utiliser le site Web app.clearestate.com, l’application mobile, la plateforme, votre compte et/ou les services de ClearEstate (les « Services »), qui renvoient à la Plateforme et à ses caractéristiques et fonctionnalités ainsi qu’aux services professionnels d’aide et de soutien fournis par ClearEstate, le cas échéant, vous consentez aux conditions de la présente Politique de confidentialité.
ClearEstate Technologies Inc. (« ClearEstate », « nous » ou « notre ») est une entreprise offrant une plateforme technologique de services de planification et d’administration successorales. ClearEstate est une société enregistrée située au 614, rue Saint-Jacques, bureau 100, Montréal (Québec) H3C 1E2 Canada.
La présente Politique décrit les pratiques observées par ClearEstate en ce qui concerne la collecte, le traitement et la divulgation de renseignements personnels concernant ses clients et les autres utilisateurs de sa plateforme de ClearEstate, comme les tiers autorisés, notamment les bénéficiaires, les comptables et les avocats.
Nos services sont conçus et prévus pour être utilisés par des personnes d’âge légal dans le territoire où elles vivent. Nous ne recueillons pas de renseignements auprès de personnes de moins de 16 ans, et n’avons pas l’intention d’en recueillir. Si vous apprenez qu’un enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à l’adresse Privacy@clearestate.com.
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?
Vous pouvez accéder au site Web de ClearEstate sans fournir de renseignements personnels. Si vous choisissez d’utiliser nos services, de vous ouvrir un compte et/ou de communiquer avec nous par courriel, vidéo ou téléphone, nous vous demanderons de nous fournir des renseignements personnels, selon le type de Service et l’accès que vous demandez.
2a. Pour fournir nos services
ClearEstate ne recueille et n’utilise que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour fournir nos services et pour que nos utilisateurs puissent gérer leur portail du site et accomplir d’autres activités, comme la création et la gestion d’un plan successoral ou la gestion et le règlement d’une succession. Les renseignements recueillis dans le cadre des testaments et des autres Services de planification successorale comprennent votre nom complet, votre adresse courriel, votre sexe, votre date de naissance, votre lieu de résidence, votre mot de passe, votre état matrimonial, vos enfants, vos animaux de compagnie, vos actifs et vos renseignements financiers, une pièce d’identité délivrée par le gouvernement et/ou votre numéro d’assurance sociale. Les renseignements recueillis dans le cadre des Services de règlement de succession comprennent des renseignements sur le défunt, comme son nom complet, son sexe, ses dates de naissance et de décès, son lieu de décès, son état matrimonial, une pièce d’identité délivrée par le gouvernement et/ou son numéro d’assurance sociale, ses actifs et ses renseignements financiers. Nous devons également recueillir des renseignements sur le liquidateur, y compris son nom complet, une pièce d’identité et/ou son numéro d’assurance sociale, son lien avec le défunt et son numéro d’identification émis par le gouvernement, en plus de renseignements sur les bénéficiaires, incluant leurs noms, leurs liens avec le défunt, une pièce d’identité et/ou leurs numéros d’assurance sociale et leurs numéros d’identification émis par le gouvernement.
Notre plateforme recueille des renseignements personnels directement auprès du liquidateur ou par l’intermédiaire des Services de ClearEstate si le liquidateur demande un soutien administratif à ClearEstate pour planifier ou gérer une succession.
2 b. Pour exploiter notre site Web
Notre site Web, comme la plupart des autres sites Web, utilise des témoins de connexion (cookies), qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous visitez le site. ClearEstate utilise ces renseignements pour adapter son site Web à vos préférences et pour établir des statistiques sur la consultation et l’utilisation de son site afin de l’améliorer. Nous utilisons uniquement les témoins qui sont nécessaires au fonctionnement de notre site Web. Nous ne stockons pas ces témoins.
2 c. Pour vous envoyer des communications
Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous envoyer des communications, comme des messages personnalisés et pertinents de marketing, des messages transactionnels et des courriels. Vous pouvez vous désabonner de ces communications en tout temps en suivant les instructions de désabonnement qui figurent dans le courriel ou le message texte, ou en communiquant avec nous à l’adresse Privacy@clearestate.com.
2 d. Pour désactiver les témoins
Vous pouvez effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, bloquer la création de témoins ou recevoir un avertissement avant l’enregistrement d’un témoin, en modifiant les paramètres de votre navigateur. Dans ce cas, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à toutes les fonctionnalités de notre site Web.
2 e. Pour traiter les paiements
Nous faisons appel à un tiers fournisseur de services de paiement pour traiter les paiements en notre nom. Pour traiter ces paiements, notre fournisseur recueille votre nom, votre adresse de facturation et les renseignements sur votre carte de paiement (numéro de carte, date d’expiration et code de sécurité).
3. À qui communiquons-nous les renseignements personnels?
À moins que nous n’ayons obtenu votre consentement exprès ou à moins d’agir en vertu d’un pouvoir légal, nous divulguerons vos renseignements personnels à des organisations extérieures à ClearEstate sans votre consentement uniquement dans les circonstances limitées suivantes :
4. Comment l’exactitude des renseignements personnels est-elle maintenue?
Comme les renseignements personnels recueillis sur notre plateforme proviennent des liquidateurs, ceux-ci devront s’assurer qu’ils sont exacts.
En tant qu’utilisateur de notre plateforme, il vous incombe également de mettre à jour vos renseignements personnels, au besoin, ou d’informer ClearEstate de tout changement important concernant les renseignements personnels liés au testament, au plan successoral ou à la succession au cours de la relation d’affaires avec ClearEstate.
Pour faire corriger des renseignements inexacts ou périmés, veuillez soumettre une demande à notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit, à l’adresse Privacy@clearestate.com. Si les renseignements en question doivent être corrigés, effacés ou complétés, ClearEstate le fera sans délai. Au besoin, nous enverrons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès aux renseignements en question. ClearEstate s’engage à répondre à toute demande de rectification dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande écrite, à moins que les circonstances ne l’autorisent à proroger ce délai. Dans un tel cas, ClearEstate vous informera, dans les 30 jours suivant la date de la demande, du nouveau délai et des motifs de la prolongation.
5. Comment pouvez-vous accéder aux renseignements personnels vous concernant?
Vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que ClearEstate détient vous concernant. Les demandes d’accès peuvent être envoyées par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse Privacy@clearestate.com.
ClearEstate s’engage à répondre à toute demande d’accès dans les 30 jours suivant la date de réception, à moins que les circonstances ne l’autorisent à proroger ce délai. Dans un tel cas, ClearEstate vous informera, dans les 30 jours suivant la date de la demande, du nouveau délai et des motifs de la prolongation.
L’accès à vos renseignements personnels est généralement gratuit. Toutefois, ClearEstate peut, conformément à la loi applicable, exiger des frais en vous informant du montant approximatif de ces frais avant de traiter la demande, en maintenant le coût le plus bas possible et à condition que vous ne retiriez pas votre demande.
Dans certaines situations, selon la loi applicable, ClearEstate pourrait se voir interdire de vous donner accès à vos renseignements personnels. C’est le cas, par exemple, si le fait de donner accès révélait des renseignements protégés, comme des renseignements sur une autre personne.
Si l’accès ne peut pas vous être accordé, nous vous aviserons par écrit des motifs du refus.
6. Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
ClearEstate a mis en œuvre divers moyens pour assurer la protection de vos renseignements personnels contre les risques tels que la perte et le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisés. Ces moyens comprennent des mesures physiques, administratives et électroniques (technologiques), comme des antivirus, des contrôles d’accès stricts à l’information nécessaire pour assurer les services de ClearEstate selon le principe d’accès sélectif, des contrôles de sécurité lors de l’embauche d’employés, des accords de sécurité et la consignation des transactions pour en assurer la légitimité. Les employés doivent suivre une formation annuelle obligatoire sur la cybersécurité afin de maintenir leur accès aux programmes et aux appareils de ClearEstate.
ClearEstate conserve les renseignements personnels qui vous concernent seulement pendant le temps nécessaire pour vous fournir nos Services, ce qui comprend les périodes de conservation minimales prescrites par la loi applicable.
7. Où les renseignements personnels sont-ils stockés?
Selon que la succession est basée au Canada ou aux États-Unis, ClearEstate peut traiter et archiver vos renseignements personnels dans l’un de ces deux pays. Par conséquent, seuls les gouvernements, les tribunaux, les organismes d’application de la loi ou les organismes de réglementation de chaque pays ont accès à vos renseignements stockés dans ce pays.
ClearEstate peut également faire appel à des tiers fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs d’hébergement de données ou de traitement de paiements) pour assurer la gestion d’un ou de plusieurs aspects de ses activités commerciales, y compris le traitement ou la gestion des renseignements personnels. Ces fournisseurs de services stockent vos renseignements personnels uniquement au Canada, aux États-Unis ou en Europe.
Lorsque nous retenons les services d’une entreprise externe, nous utilisons des moyens contractuels ou d’autres moyens appropriés pour nous assurer que vos renseignements personnels sont protégés conformément à la loi applicable à ClearEstate et qu’ils sont recueillis, traités, conservés et détruits de manière à respecter la présente Politique.
8. Traitement automatisé des renseignements personnels
Si ClearEstate utilise un système de décision automatisé pour faire une prévision ou une recommandation ou prendre une décision concernant vos intérêts, il vous fournira, à votre demande, une explication de la prévision, de la recommandation ou de la décision et de la façon dont les renseignements personnels utilisés aux fins de la prévision, de la recommandation ou de la décision ont été obtenus.
9. Examen de la Politique
Les politiques et procédures de ClearEstate visant à assurer la protection des renseignements personnels sont mises à jour de façon continue. Veuillez les consulter de temps à autre.
10. Vos questions et préoccupations concernant la conformité à la Politique
Vous pouvez envoyer vos questions et vos préoccupations au sujet de la politique à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse Privacy@clearestate.com, ou composer le 1-888-572-0766 et choisir l’option liée à la protection des renseignements personnels. Si vous soupçonnez une atteinte à la protection des données, veuillez la signaler en envoyant un courriel à l’adresse security@clearestate.com.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels enquêtera sur chaque plainte écrite. Si une plainte est justifiée, ce responsable prendra les mesures nécessaires pour la résoudre, notamment en modifiant la politique ou ses procédures pour assurer la protection des renseignements personnels, s’il y a lieu. Dans chaque cas, le plaignant sera avisé des résultats de l’enquête par écrit.
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