Politique de confidentialité

  1. À qui s’applique la présente politique de confidentialité?

Pour vous servir, ClearEstate doit recueillir certains renseignements personnels. Nous sommes conscients que nous recevons des renseignements personnels de nature délicate et nous les protégeons en tenant compte de ce niveau élevé de sensibilité.

La présente politique décrit les pratiques suivies par ClearEstate en ce qui concerne la collecte, le traitement et la divulgation de renseignements personnels concernant les clients de ClearEstate et la succession gérée par le liquidateur.

  1. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons et pourquoi? 

2a. Pour fournir nos services 

ClearEstate ne recueille et utilise que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour fournir nos services et pour que les liquidateurs gèrent la succession. Cela correspond à ce qui est exigé par la loi et comprend le nom du défunt, le certificat de décès, la date de naissance et la date de décès du défunt, l’état civil, le numéro d’assurance sociale, les renseignements financiers concernant les actifs de la succession et un numéro d’identification émis par le gouvernement. Nous devons également recueillir le nom du liquidateur, son numéro d’assurance sociale et son lien avec le défunt, son numéro d’identification émis par le gouvernement, ainsi que les noms des bénéficiaires, leurs liens avec le défunt, leur numéro d’assurance sociale et leurs numéros d’identification émis par le gouvernement.

Notre plateforme recueille des renseignements personnels directement auprès du liquidateur ou par l’intermédiaire des services de ClearEstate si le liquidateur demande un soutien administratif à ClearEstate pour gérer la succession.  

2 b. Pour exploiter notre site Web 

Notre site Web, comme la plupart des autres sites Web, utilise des témoins de connexion (cookies), qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. ClearEstate utilise ces informations pour adapter son site Web à vos préférences et pour établir des statistiques sur la consultation et l’utilisation de son site Web afin de l’améliorer. Nous utilisons uniquement les témoins qui sont nécessaires au fonctionnement de notre site Web. Nous ne stockons pas ces témoins.

2 c. Pour désactiver les témoins 

Vous pouvez effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, bloquer la création de témoins ou recevoir un avertissement avant l’enregistrement d’un témoin, en modifiant les paramètres de votre navigateur. Dans ce cas, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à toutes les fonctionnalités de notre site Web.

  1. Avec qui partageons-nous les renseignements personnels?

À moins que nous n’ayons obtenu votre consentement exprès ou en vertu d’un pouvoir légal, nous ne divulguerons vos renseignements personnels à des organisations extérieures à ClearEstate sans votre consentement que dans les circonstances limitées suivantes :

  • À un fournisseur de services ou à un tiers qui fournit des services administratifs pour soutenir la plateforme et gérer nos clients (p. ex., un fournisseur de services d’hébergement de données, une solution de gestion de la relation client).
  • Aux organisations et particuliers qui participent à la gestion de la succession, y compris les notaires, les avocats, les banques, les institutions financières, les compagnies d’assurance et/ou d’autres entités responsables des actifs de la succession, si ces renseignements sont nécessaires pour vous fournir nos services. 
  • À une autre organisation pour la prévention, la détection ou l’enquête de fraude si le fait de demander votre consentement compromettrait l’enquête.
  • À un organisme d’application de la loi chaque fois que nous avons des motifs raisonnables de croire que vous nous avez sciemment fourni des renseignements faux ou trompeurs ou que vous participez autrement à des activités illégales.
  • L’évaluation de la transaction commerciale doit être communiquée à un tiers qui pourrait souhaiter acheter des actifs et des renseignements personnels sur les clients de ClearEstate.
  • Vos renseignements personnels peuvent également être communiqués aux investisseurs de ClearEstate.
  1. Comment les renseignements personnels sont-ils tenus exacts? 

Comme les renseignements personnels recueillis sur notre plateforme proviennent des liquidateurs, ceux-ci devront s’assurer qu’ils sont exacts. 

Il incombe également aux liquidateurs d’informer ClearEstate de tout changement important concernant les renseignements personnels relatifs à la succession au cours de la relation d’affaires avec ClearEstate.

Si vous remarquez des renseignements inexacts ou périmés, veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit, à l’adresse privacy@clearestate.com. Si les renseignements en question doivent être corrigés, effacés ou complétés, ClearEstate le fera sans délai. Au besoin, nous enverrons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès aux renseignements en question. ClearEstate s’engage à répondre à toute demande de rectification dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande écrite, à moins que les circonstances n’autorisent ClearEstate à proroger ce délai. Dans un tel cas, ClearEstate vous informera, dans les 30 jours suivant la date de la demande, du nouveau délai et des motifs de la prolongation.

  1. Comment pouvez-vous accéder aux renseignements personnels vous concernant?

Vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que ClearEstate détient à votre sujet. Les demandes d’accès peuvent être envoyées par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@clearestate.com.

ClearEstate s’engage à répondre à toute demande d’accès dans les 30 jours suivant la date de réception, à moins que les circonstances n’autorisent ClearEstate à proroger ce délai. Dans un tel cas, ClearEstate vous informera, dans les 30 jours suivant la date de la demande, du nouveau délai et des motifs de la prolongation.

L’accès à vos renseignements personnels est généralement gratuit. Toutefois, ClearEstate peut, conformément à la loi applicable, exiger des frais en vous informant du montant approximatif de ces frais avant de traiter la demande, en maintenant le coût minimal et à condition que vous ne retiriez pas votre demande.

Dans certaines situations, selon la loi applicable, ClearEstate pourrait se voir interdire de vous donner accès à vos renseignements personnels. C’est le cas, par exemple, si le fait de donner accès révélait des renseignements protégés, comme des renseignements sur une autre personne.  

Si l’accès ne peut pas vous être accordé, nous vous aviserons par écrit des motifs du refus.

  1. Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

ClearEstate a mis en œuvre divers moyens pour s’assurer que vos renseignements personnels sont protégés contre le risque de perte et de vol, ainsi que le risque d’accès, de communication, de reproduction, d’utilisation, de modification ou de destruction non autorisés. Ces moyens comprennent des mesures physiques, administratives et électroniques (technologiques), comme des antivirus, des contrôles d’accès stricts à l’information nécessaire pour assurer les services de ClearEstate en fonction du besoin de savoir, des contrôles de sécurité lors de l’embauche d’employés, les accords de sécurité et la consignation des transactions pour en assurer la légitimité. Les employés doivent suivre une formation annuelle obligatoire sur la cybersécurité afin de maintenir leur accès aux programmes et aux appareils de ClearEstate. 

ClearEstate conserve les renseignements personnels qui vous concernent seulement pendant le temps nécessaire pour vous fournir nos services, ce qui comprend les périodes de conservation minimales exigées par la loi applicable. 

  1. Où les renseignements personnels sont-ils stockés? 

ClearEstate peut traiter et archiver vos renseignements personnels au Canada ou aux États-Unis, selon que la succession est basée au Canada ou aux États-Unis. Par conséquent, seuls les gouvernements, les tribunaux, les organismes d’application de la loi ou les organismes de réglementation de chaque pays ont accès à vos renseignements stockés dans ce pays. 

ClearEstate peut également faire appel à des tiers fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs d’hébergement de données ou de traitement de paiements) pour assurer la gestion d’un ou de plusieurs aspects de nos activités commerciales, y compris le traitement ou la gestion des renseignements personnels. Ces fournisseurs de services stockent vos renseignements personnels uniquement au Canada, aux États-Unis ou en Europe.

Lorsque nous retenons les services d’une entreprise externe, nous utilisons des moyens contractuels ou autres moyens appropriés pour nous assurer que vos renseignements personnels sont protégés conformément à la loi applicable à ClearEstate et sont recueillis, traités, conservés et détruits de manière à respecter la présente politique. 

  1. Traitement automatisé des renseignements personnels

Si ClearEstate utilise un système de décision automatisé pour faire une prédiction, une recommandation ou une décision concernant vos intérêts, il vous fournira, à votre demande, une explication de la prédiction, de la recommandation ou de la décision et la façon dont les renseignements personnels utilisés pour faire la prévision, la recommandation ou la décision ont été obtenus.

  1. Examen de la Politique

Les politiques et procédures de ClearEstate visant à assurer la protection des renseignements personnels sont mises à jour de façon continue. Veuillez vérifier de temps à autre.

  1. Vos questions et préoccupations concernant la conformité à la Politique 

Vous pouvez envoyer vos questions et vos préoccupations au sujet de la politique à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse privacy@clearestate.com, ou composer le +1 888 572-0766 et choisir l’option Protection des renseignements personnels.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels enquêtera sur chaque plainte écrite. Si une plainte est justifiée, notre responsable de la protection des renseignements personnels prendra les mesures nécessaires pour la régler, y compris la modification de la politique ou de ses procédures pour assurer la protection des renseignements personnels, s’il y a lieu. Dans chaque cas, le plaignant sera avisé des résultats de l’enquête par écrit.